30 maart 2022

Wat zijn de werkzaamheden van een backofficepartij?

Je hebt alle stappen doorlopen en bent een uitzendbureau gestart. Nu overweeg je om gebruik te maken van een backofficedienstverlener. Dan is het wel goed om duidelijk voor ogen te hebben wat een backofficepartij precies doet. Of misschien nog belangrijker, wat niet.

Inhoud

Laten we beginnen met bepalen wat een backofficepartij is

Een backofficedienstverlener zorgt voor (administratieve) ondersteuning. Het is je (onzichtbare) partner op het gebied van HR, financiën en administratie. Daarbij ligt de focus op jouw interne processen die door de backofficedienstverlener worden overgenomen, zonder daarbij op de voorgrond te treden naar jouw klanten. Eigenlijk heb je er met een backofficepartij een extra medewerker bij.

Er zijn verschillende vormen van backoffice. De ene partij neemt alles van je over, inclusief het werkgeverschap, de andere doet enkel jouw (administratieve) backoffice. Het is aan jou om te bepalen waar je voorkeur ligt. En hoeveel je uit handen wilt geven.

Welke vorm je ook kiest er zijn een aantal onderdelen die standaard bij de dienstverlening horen.

Het administratieve plaatje

Het is belangrijk om vanaf het moment dat je begint met je onderneming de administratie op orde te hebben. Welke werknemer is waar aan het werk, wat zijn de kosten, wat zijn de verdiensten en wanneer moet je als werkgever actie ondernemen? Dat gaat nog wel als je één, of misschien zelfs tien mensen in dienst hebt. Maar wanneer die aantallen oplopen wordt het steeds lastiger om het overzicht te houden en de administratie bij te houden. Een backofficepartij kan dat van jou overnemen.

Jij geeft aan welke werknemer je waar plaatst en jouw backofficepartner zorgt dat het hele administratieve plaatje klopt. Zij verwerken de inschrijving in hun systeem en bieden de werknemer het juiste contract aan. Zo weet jij zeker dat de werknemer krijgt wat hij of zij verdient en dat alles juridisch goed geregeld is. Zodra er contractverlening en/of een overgang naar een andere fase in zicht is, zal de backofficepartij contact met je opnemen en alles naar jouw wens regelen.

Urenregistratie

Met alleen het contractgedeelte ben je er nog niet. Zoals gezegd, je moet ook weten hoeveel de werknemers hebben gewerkt en op hoeveel salaris ze recht hebben. Wanneer je in zee gaat met een backofficepartij wordt dit een stuk makkelijker. Dankzij geavanceerde software, zoals bijvoorbeeld een online portal, wordt het eenvoudig om uren te registreren en te controleren.

Ook de uitbetaling van het salaris komt op het conto van de backofficepartij. Zodra de uren goed zijn gekeurd zorgen zij dat het juiste bedrag overgemaakt wordt naar de werknemer. Datzelfde geldt ook voor het vakantie- en ziekengeld. Daarnaast wordt ook de jaaropgave door de backofficepartij verzorgd. Weer een flinke administratieve klus minder om over na te denken.

Financiële voordelen

Lonen van de werknemers moet jij als intermediair voorfinancieren. Inclusief loonheffingen en omzetbelasting. Dit kan een flink bedrag worden, zeker wanneer opdrachtgevers niet (tijdig) betalen. Backofficepartijen nemen dit financiële risico over door de voorfinanciering op zicht te nemen. Dit bevordert jouw liquiditeit en geeft je ruimte om het geld in je bedrijf te investeren.

Om het uitstaande geld van jouw opdrachtgevers op tijd binnen te krijgen en de cashflow te verbeteren, is goed debiteurenbeheer van belang. Denk aan het opstellen van betalingsherinneringen, nabellen van opstaande facturen, aanmaningen versturen, maar ook het overdragen aan een incassobureau indien nodig. Zaken die veel van je tijd vragen. Daarom is het ook mogelijk om je debiteurenbeheer uit te besteden. Dat kan bij een accountant of administratiekantoor, maar er zijn ook backofficepartijen die dit van je overnemen.

Hulp bij ziekte en re-integratie

Wanneer werknemers (langdurig) ziek worden, kan dat behoorlijk in de papieren lopen. Niet alleen financieel, je moet een zieke werknemer namelijk deels doorbetalen ook al levert deze jou niets op. Maar ook in de administratie is dit een hele heisa. Er zijn namelijk nogal veel verplichtingen gesteld aan de Wet verbetering poortwachter waar je aan moet voldoen.

Het tijdig aangeven van ziekte, het opstellen van een re-integratieplan, het begeleiden van de zieke werknemer, het vinden van (tijdelijk) vervangend werk. Alles komt op jouw werkgeversbordje terecht. Gelukkig zijn er backofficepartijen die hier een handje bij helpen. Zij begeleiden jou in het uitvoeren van de taken. Zij geven precies aan wanneer je wat moet doen. En omdat de meeste partijen een eigen of aangesloten arbodienst hebben, heb je aan de verplichting aan te sluiten bij een arbodienst gelijk voldaan.

Wanneer je het werkgeverschap aan de backofficepartij overdraagt, komen deze verplichtingen bij hen te liggen. Zij zijn dan verantwoordelijk voor een goede begeleiding en re-integratie van zieke werknemers.

Goede backofficepartijen gaan nog een stapje verder dan alleen de begeleiding en re-integratie. Niet alleen helpen zij bij het oplossen van jouw verzuim, zij proberen het ook te voorkomen. Deze preventieve aanpak voorkomt langdurig zieke medewerkers en scheelt veel in de kosten.

Experts achter de hand is altijd fijn

Al deze onderdelen vragen om specifieke kennis en kunde. Ben jij continu op de hoogte van wisselende wet- en regelgeving? Ben jij kundig in het toepassen van de juiste cao’s? Wat doe je als een werknemer niet mee wil werken aan zijn re-integratie? Vraagstukken die wel een extra paar ogen, met parate kennis, kunnen gebruiken. Juridisch experts, cao-deskundigen, verzuimcoaches, mensen die alles weten van hun vak en dit met jou delen.

Met een backofficepartij haal je al deze kennis in een keer in huis, zonder dat je extra mensen hoeft aan te nemen. Wanneer jij er niet uitkomt met een juridisch vraagstuk, dan leg je dat je backofficepartner voor. Zij denken met je mee en dienen als ideale sparringpartner voor lastige kwesties. En met een beetje mazzel steek je zelf ook nog het een en ander van ze op.

Maar wat doet een backofficepartij nou eigenlijk niet?

Zijn wie jij bent! Een backofficepartner is er ter ondersteuning van jou. Maar waar jij als onderneming voor staat, daar ben je zelf verantwoordelijk voor. Jij bent het gezicht richting opdrachtgevers en het aanspreekpunt voor de werknemers. Het is aan jou om mensen een goed gevoel te geven over jouw bedrijf. Ook blijf jij verantwoordelijk voor het vinden van nieuwe opdrachtgevers en vacatures. Daar blijft een backofficepartij ver vandaan.

De backofficewerkzaamheden op een rijtje

Met een partner die op de achtergrond jouw administratieve taken vervuld, heb jij alle tijd om je te focussen op je belangrijkste taak: werven, selecteren en begeleiden van werknemers. Je hebt daarmee ook de mogelijkheid om je onderneming te laten groeien. Terwijl jij bezig bent met het zoeken naar nieuwe klanten, werknemers en vacatures houdt de backofficepartij zich bezig met:

Contractbeheer
De urenregistratie
Salarisadministratie
Personeelsadministratie
Het uitbetalen van lonen
Facturatie
Voorfinanciering
Debiteurenbeheer
Begeleiding bij ziekteverzuim en re-integratie
Kennis bijhouden van wet- en regelgeving
Het up-to-date houden van uitzendsoftware
Scholing en ontwikkeling faciliteren
Verkrijgen en behouden van kwaliteitskeurmerken

Kortom, met een backofficepartij heb jij je handen vrij. Geen administratieve lasten en rompslomp meer. Volledig focussen op dat wat het ondernemerschap inhoudt en waar jij blij van wordt. Zodat jij zorgeloos en met zo min mogelijk risico kunt ondernemen. Wil je uitgebreidere informatie over het uitbesteden van je backoffice? Download dan onze whitepaper. Met 7 praktische tips weet jij precies waar je op moet letten en welke vragen je moet stellen bij het kiezen van een backofficepartij.

Download de whitepaper

Gerelateerde artikelen

Checklist: past jouw backofficepartij nog bij jou?
Zoek je handvaten voor nieuwe onderhandelingen, of wil je weten wat een andere backofficepartij voor jou kan betekenen? Download de checklist met 70 vragen om te stellen aan jouw backofficepartner en ga voorbereid het gesprek in.

Pagina: samenwerken met een backofficepartij
Bij het starten van een uitzendbureau komt veel kijken. Een optie is om samen te werken met een backofficepartij. Backofficebureau staat in het teken van ontzorging voor intermediairs, door het verzorgen van alles op financieel en juridisch gebied.