Certificeringen uitzendbranche: wat doen ze en wanneer krijg je ze?

Wie een uitzendbureau begint, wil een goede indruk maken op kandidaten en opdrachtgevers. Certificeringen helpen je betrouwbaarheid aantonen. Welke certificaten belangrijk zijn en waar je aan moet voldoen om ze te krijgen, lees je in dit artikel.

Certificeringen als verklaring van betrouwbaarheid

Als uitzendbureau wil je laten zien dat jij je houdt aan wet- en regelgeving. En dat je het belangrijk vindt dat jouw uitzendkrachten ergens terechtkunnen bij een juridisch conflict. Daarvoor kun je verschillende certificeringen aanvragen. Maar om hiervoor in aanmerking te komen moet je aan een aantal criteria voldoen.

De certificeringen in het kort

• SNA-keurmerk
• VCU
• Kiwa

SNA-keurmerk

Natuurlijk vind jij jezelf een betrouwbare partij. Maar wanneer je het keurmerk van Stichting Normering Arbeid (SNA) bezit, laat je dat ook aan de buitenwereld zien. Bedrijven met het SNA-keurmerk worden namelijk periodiek gecontroleerd op hun verplichtingen uit arbeid. Inleners en opdrachtgevers die samenwerken met NEN-gecertificeerde uitzendbureaus lopen minder risico om aansprakelijk gehouden te worden voor onder andere de loon- en omzetbelasting.

Om in aanmerking te komen voor het SNA-keurmerk moet je voldoen aan de gestelde eisen van de NEN 4400 norm. Deze bestaat uit 2 delen. Voor in Nederland gevestigde uitzendbureaus geldt de NEN 4400-1. Is je uitzendbureau gevestigd in het buitenland, maar zend je wel uit op Nederlandse bodem dan moet je voldoen aan de eisen van de NEN 4400-2. Wij richten ons in dit artikel op de NEN 4400-1.

Hierin staat beschreven aan welke verplichtingen uit arbeid je moet voldoen. Denk daarbij aan de juiste aangifte en afdracht van de loonbelasting, omzetbelasting en sociale verzekeringspremies. Het uitvoeren van identiteitscontroles van de uitzendkrachten en de controle of zij wel in Nederland mogen werken, om zo illegaliteit tegen te gaan. Daarnaast moeten de lonen en de vakantiebijslag boven het wettelijk vastgestelde minimum liggen.

Wanneer je het keurmerk eenmaal hebt behaald, krijg je ieder half jaar een controle om te checken of alles nog op orde is en je je nog steeds aan de regels houdt. Met een goede administratie toon je snel aan dat je aan de gestelde voorwaarden voldoet. En is de certificering snel vernieuwd. Het is ook handig om te weten dat er bedrijven zijn die alleen met uitzendbureaus willen samenwerken die het NEN 4400-1 keurmerk dragen. Dat maakt het niet alleen een mooie stok achter de deur om alle wet- en regelgeving te volgen, maar is het ook direct een uithangbord voor extra klanten.

VCU

Verder is de VCU-certificering belangrijk. Dit staat voor Veiligheid en Gezondheid (VG) Checklist Uitzendkrachten. Hiermee laat je zien dat je veilig en gezond werken voorop stelt. Hoewel het geen wettelijke verplichting is, is het wel verstandig om dit certificaat te halen. Zeker als jouw uitzendkrachten veel werken in een risicovolle omgeving. In de bouw en technische branche is een VCU-certificaat bijvoorbeeld een echte musthave.

Je krijgt deze certificering niet zomaar. Alleen als je NEN 4400-1 gecertificeerd bent, kom je hiervoor in aanmerking. Verder moet je alle vragen op de checklist, die allemaal betrekking hebben op veiligheid, gezondheid en milieu, positief kunnen beantwoorden. Dat moet je natuurlijk ook kunnen aantonen. Pas als je aan al deze voorwaarden voldoet, ontvang je het VCU-certificaat.

Niet alleen toon je hiermee aan dat je geeft om de veiligheid van je uitzendkrachten, het biedt ook meer opties richting klanten. Want veel VCA-gecertificeerde bedrijven (dit is eenzelfde checklist, maar dan voor aannemers) werken onder risicovolle omstandigheden. Zij zien graag dat jouw Veiligheid en Gezondheid-beheersysteem op orde is. Mocht een opdrachtgever dit eisen, bij bijvoorbeeld een aanbesteding, dan heb jij in ieder geval alvast een streepje voor. 

Kiwa

Chauffeurs in het beroepsgoederenvervoer moeten altijd een werkgeversverklaring bij zich dragen. Dit is het bewijs dat de chauffeur een arbeidsovereenkomst heeft met ondernemer met een geldige vergunning voor het beroepsvervoer.

Werk je als uitzendbureau specifiek in de transportbranche? Dan moet je een ‘aanwijzingsbeschikking’ aanvragen bij het Kiwa Register. De chauffeur krijgt dan een ‘verklaring ter beschikkingstelling’ mee om onderweg te kunnen tonen bij controle.

In het Kiwa register staan de uitzendbureaus die door de minister van Infrastructuur en Waterstaat zijn aangewezen om uitzendkrachten in het beroepsvervoer bemiddelen. Wanneer de chauffeur stopt met werken bij het bedrijf waar hij is uitgezonden, levert hij de verklaring weer bij jou in.

Meer zekerheid, biedt meer werk

Opdrachtgevers willen zoveel mogelijk zekerheden van jou als uitzendbureau. Want als jij niet aan de verplichtingen van het werkgeverschap voldoet, dan ondervinden zij daar mogelijk de gevolgen van. Om hen meer zekerheid te bieden, zijn er nog andere opties om te overwegen:

• WKA-verklaring
• G-rekening
• ABU of NBBU
• Pensioenfonds

WKA-verklaring

Doe je de verloning van de uitzendkrachten zelf en besteed je de backoffice niet uit? Dan moet je loonheffing afdragen aan de Belastingdienst. Om de opdrachtgevers te verzekeren dat jij dit keurig ieder kwartaal doet, kun je een WKA-verklaring (Wet Keten Aansprakelijkheid) aanvragen. De Belastingdienst verstrekt dan, op jouw verzoek, eenmaal in de 3 maanden een verklaring dat jij aan je betalingsverplichtingen hebt voldaan.

G-rekening

Een andere zekerheid is het faciliteren van betaling op een G-rekening. Vanaf deze geblokkeerde rekening kan alleen geld overgemaakt worden naar de Belastingdienst. Een opdrachtgever kan hier een percentage van het factuurbedrag op storten met de zekerheid dat jij als uitzendbureau dit niet zomaar kunt gebruiken. Hiermee kan hij nooit aansprakelijk gesteld worden als jij geen loonbelasting f btw afdraagt. Als jij zorgt dat er minimaal 30 procent van het factuurbedrag op de G-rekening wordt gestort, ben jij gelijk ook gevrijwaard van aanslagen achteraf.  

ABU of NBBU

Daarnaast is het aan te raden om je aan te sluiten bij de ABU of de NBBU. Het is geen vereiste om lid te zijn van een van deze twee bonden. Maar het getuigt wel van professionaliteit en betrouwbaarheid. En ook al ben je geen lid van de ABU of NBBU, je bent alsnog verplicht om de cao te volgen. De cao is tenslotte algemeen verbindend verklaard.

Waar jij je bij aansluit dat bepaal je zelf. Al kennen beide vakbonden dezelfde cao. Meestal sluiten kleine uitzendbureaus zich aan bij de NBBU en voelden de grote uitzenders zich meer verbonden met de ABU.

Pensioenfonds

Het is ook verplicht om je aan te sluiten bij een pensioenfonds. De meeste uitzendbureaus die uitzenden in verschillende branches zijn aangesloten bij het StiPP pensioenfonds en bpfBOUW. Waar jij zaken mee kunt doen, hangt af van de branche waarin je met je uitzendbureau actief bent. Om aan te kunnen sluiten bij een branchespecifiek pensioenfonds moet je kijken naar de verplichtstellingsvoorwaarden. Vaak geldt als voorwaarde dat je met een bepaald percentage van je personeelsbestand in die sector actief moet zijn.

Certificeringen regelen

Wil jij betrouwbaar zijn als uitzendbureau? Zorg dan dat je in ieder geval de vereiste certificeringen hebt waarmee je aantoont dat je administratie en arbeidsvoorwaarden op orde zijn. De NEN 4400-1 en VCU zijn daarmee een goed uitgangspunt. Als je nog meer branchespecifieke certificeringen nodig hebt, maak dan een plan voor jezelf.

Vraag rond bij concullega’s en overkoepelende organisaties. Ga na wat je precies nodig hebt en wat de eventuele kosten zijn daarvan. Je bent onderscheidend als uitzendbureau als je alles goed hebt geregeld voor nu en de toekomst van de uitzendkrachten, in welke situatie zij zich ook bevinden. De menselijke aanpak blijft altijd de beste vorm van zakendoen.

Wil je zeker zijn dat alles goed voor jou geregeld is?

Denk dan eens na over de mogelijkheden van uitbesteden. De accountmanagers van Backofficebureau laten je graag vrijblijvend weten over welke certificeringen voor jouw belangrijk zijn en over welke certificaten wij al beschikking. Natuurlijk laten ze je ook graag weten wij verder voor jou kunnen betekenen. Neem contact op om een afspraak in te plannen en te horen wat de mogelijkheden zijn.
 

Bekijk alle blogs

Gerelateerde artikelen

• Blog: trends & ontwikkelingen in de uitzendbranche (1/2)
  De uitzendbranche is altijd gevoelig voor trends. Daarom zetten wij de ontwikkelingen in de uitzendbranche in 2021 voor jou op een rij. In deze blog lees je wat speelt op maatschappelijk en technologisch gebied.
   
• Blog: trends & ontwikkelingen in de uitzendbranche (2/2)
  Naast de maatschappelijke en technologische ontwikkelingen wil je natuurlijk ook weten wat er speelt op het gebied van marketing in de uitzendwereld. Lees daarom deze blog, zo ben jij in staat om in je dagelijkse werk aan te sluiten op de trends in de branche..