Backoffice uitbesteden: 11 redenen waarom wel / niet

De beslissing om je backoffice uit te besteden is er eentje die je weloverwogen maakt. Het gaat hier om een strategische keuze die invloed heeft op jouw gehele bedrijfsvoering. Eigen beheer geeft je controle, maar slokt ook veel van je tijd op. Overdragen creëert ruimte om bijvoorbeeld te focussen op groei, maar werkt alleen op basis van volledig vertrouwen. Het is een belangrijk onderdeel van je uitzendonderneming wat je uit handen geeft dus je wilt hier de juiste keuze maken. Om je daarmee een klein beetje op weg te helpen, hebben we de voor- en nadelen op een rijtje gezet.

De 11 voor- en nadelen

1. Tijdbesparing
2. Juridische kennis en cao-specialisten
3. Financiële vrijheden
4. Zekerheid
5. Scholingsmogelijkheden
6. Geen gedoe met debiteuren
7. Gratis gebruik van de nieuwste software
8. Gecertificeerd
9. Hulp bij ziekte en re-integratie
10. Uitbesteden kost geld
11. Je geeft een belangrijk deel van je onderneming uit handen

DE VOORDELEN:

1. Tijdbesparing

Een cruciaal onderdeel van je uitzenddienstverlening is de administratie. Een klus die veel tijd kost, zeker als je het écht goed wilt doen. Denk aan het opstellen van de arbeidsovereenkomsten, het registreren van uren en het uitbetalen van loon. Wanneer je de backoffice uitbesteedt dan geef je deze administratieve taken uit handen. De backofficepartij neemt dit van je over zodat jij tijd hebt om je bezig te houden met dat waar jij het beste in bent: werving en selectie. 

2. Juridische kennis en cao-specialisten

Na het werven en selecteren volgt het opstellen van de arbeidsovereenkomst. Een belangrijk onderdeel waarbij kennis van de geldende cao’s en wet- en regelgeving cruciaal is. Krijgt de uitzendkracht namelijk niet dat waar hij recht op heeft, dan kunnen er flinke boetes volgen. Bij een backofficepartij werken experts op het gebied van wet- en regelgeving. Zij zorgen ervoor dat uitzendkrachten juist worden verloond en staan klaar om jou te helpen bij juridisch lastige vraagstukken. Op die manier vormt de backofficepartij een sparringpartner én klankbord waarop je kunt bouwen.

3. Financiële vrijheden

Wanneer uitzendkrachten bij opdrachtgevers aan het werk gaan, moeten de lonen worden voorgefinancierd. Wat tot een flink uitstaand bedrag kan leiden. Opdrachtgevers hebben vaak lange betaaltermijnen, oplopend tot zestig dagen. Dat betekent dat je een behoorlijke financiële buffer moet hebben. Vooral als startende uitzendorganisatie kan dat een enorme drempel zijn. Bij het uitbesteden van de backoffice draag je ook de verloning over. Jouw backofficepartner neemt dan de voorfinanciering voor zijn rekening. Dat geeft jou de vrijheid om geld te investeren in je uitzendonderneming, met de geruststelling dat de lonen van je uitzendkrachten niet in gevaar komen.

4. Zekerheid

Met een backofficepartner achter de hand creëer je rust voor jezelf. Je weet dat er mensen met verstand van zaken bezig zijn om alles voor de uitzendkrachten (juridisch) in orde te maken. Ook weet je zeker dat vele afdrachten van premies tijdig en juist worden gedaan. Daarnaast hoef jij je geen zorgen te maken over het aannemen van administratief personeel. Hoe groot jouw organisatie ook wordt, het administratieve gedeelte is in ieder geval altijd goed geregeld.

5. Scholingsmogelijkheden

Natuurlijk wil je dat uitzendkrachten extra kennis opdoen. Hoe meer zij weten, hoe beter inzetbaar zij zijn. En voor sommige functies gelden bepaalde vereisten waar de uitzendkracht aan moet voldoen. Uitzoeken en regelen van scholing kan een flinke klus zijn. Daarnaast moet je op dat moment over de financiële middelen beschikken om een training of cursus te bekostigen. Backofficeorganisaties regelen dit voor je. Zij zorgen dat de flexwerkers de benodigde training krijgen en schieten de kosten voor. Zo kan iedere uitzendkracht verder leren op elk gewenst moment.

6. Geen gedoe met debiteuren

Soms komt het voor dat een betaling van een opdrachtgever uitblijft. Als uitzendondernemer is de betaling van facturen belangrijk om voldoende liquide te blijven en je uitzendkrachten te kunnen betalen. Geen prettige situatie als je op een betaling wacht. Met het uitbesteden van je backoffice is ook het debiteurenbeheer geregeld. Wanneer de opdrachtgever niet tijdig betaalt, pakt de debiteurenafdeling van jouw backofficepartner dit op. Zij nemen contact op met de opdrachtgever en wijzen op de achterstallige betaling. Zo wordt alles snel geregeld zonder dat je er zelf achteraan hoeft.

7. Gratis gebruik van de nieuwste software

Iedereen doet tegenwoordig alles online, zo ook uitzendbureaus. Via online portals schrijf je uitzendkrachten in, keur je uren goed en worden arbeidsovereenkomsten getekend. Een digitaal proces zorgt niet alleen voor gemak voor de klant en uitzendkracht, het zorgt ook voor een administratief overzicht. Maar de aanschaf van een softwaresysteem kan je flink op kosten jagen. Een investering die, vooral voor startende uitzendondernemers, lastig is om te maken. Door de samenwerking aan te gaan met een backofficepartner vermijd je deze kosten, maar heb je toch toegang tot software. Backofficepartijen maken al gebruik van deze software en geven jou hier direct toegang toe. Bovendien lift je automatisch mee op uitbreiding van functionaliteit en aanpassing op de meest actuele wet- en regelgeving. In de meeste gevallen kun je zelfs een eigen huisstijl toepassen. Zo heb je de nieuwste software zonder de hoge kosten.

8. Gecertificeerd

De uitzendbranche kent verschillende certificeringen die jouw uitzendbureau betrouwbaar verklaren. Denk aan de NEN 4400-1 en het SNA-keurmerk. Zonder deze certificering is het bijna onmogelijk om een legitieme uitzendorganisatie te leiden. Opdrachtgevers verwachten dat je aan deze eisen voldoet zodat zij zekerheid hebben. Zekerheid dat de verplichtingen uit arbeid worden nageleefd en de risico’s op keten- en inlenersaansprakelijkheid worden beperkt. Maar zo’n certificering krijg je niet zomaar. Je moet echt aan alle eisen voldoen en dit kunnen aantonen op het moment van inspectie. Dat kost tijd en mankracht. Begin je net met je uitzendonderneming? Dan kan het verstandig zijn je aan te sluiten bij een gecertificeerde backofficepartij. Je lift dan mee op de certificeringen van je backofficepartner.

Wanneer je de backoffice uitbesteedt, is het aan te raden een gecertificeerde backofficepartner te kiezen. Dan weet je zeker dat jouw partner aan de strenge kwaliteitseisen voldoet. Uitzendkrachten worden op de juiste manier verloond en opdrachtgevers hoeven niet bang te zijn voor boetes of hoge kosten achteraf.

9. Hulp bij ziekte en re-integratie

Ook uitzendkrachten hebben te maken met ziekte en verzuim. Dat is niet alleen vervelend voor de uitzendkracht, maar brengt ook voor jou extra werk met zich mee. De uitzendkracht moet bij arbeidsongeschiktheid namelijk begeleid worden. Een backofficepartij kan hierin uitkomst bieden. Deze kan het verzuim en re-integratietraject volledig van je overnemen, je adviseren welke stappen te nemen of zelfs helpen bij de preventie van ziekteverzuim. 

DE NADELEN:

10. Uitbesteden kost geld

Als uitzendondernemer wil je het liefst iedere verdiende cent terugstoppen in je onderneming. Daarom kan het zijn dat je twijfelt over het uitbesteden van je backoffice, dit kost immers geld. Maak voor jezelf een berekening waarbij je alle kosten bij elkaar optelt. En vergelijk dit met wat je terugkrijgt voor de prijs van een backofficedienstverlening. 

• Medewerkers voor contractbeheer, salarisadministratie en debiteurenbeheer?
• Aanschaf- en onderhoudskosten voor geavanceerde softwarepakketten?
• Het risico op boetes bij verkeerde inschaling of afdrachten?
• De tijd die je kwijt bent aan het vergaren en up te date houden van kennis?
• En wat te denken van de voorfinanciering en de reserveringen?

Is het dan voordeliger om dit uit te besteden of houd je het in eigen beheer?

11. Je geeft een belangrijk deel van je onderneming uit handen

Iedere uitzender weet voordat hij begint dat het werk niet alleen bestaat uit werven en selecteren. Het stuk waarmee je jezelf echt onderscheidend maakt, is hoe je met je uitzendkrachten omgaat en hoe betrouwbaar je bent richting opdrachtgevers. Op het moment dat je de backoffice door een ander laat doen, geef je dit stuk volledig uit handen. Maar wanneer je de juiste partner kiest, kan dit juist in je voordeel werken. Dan weet je dat er goed met de uitzendkrachten wordt omgegaan en dat opdrachtgevers vol vertrouwen naar je kijken. 

Om de juiste partner te kiezen, is het belangrijk om met verschillende backoffice-aanbieders in gesprek te gaan. Door de juiste vragen te stellen, ontdek je of uitbesteden voor jou zinvol is én welke aanbieder dan de juiste is voor jouw organisatie. Maar welke vragen moet je dan stellen? Onze checklist bestaat uit een verzameling van 70 relevante vragen om te stellen aan een toekomstig backofficepartner. Zo ga je voorbereid het gesprek in.

Download de checklist

Gerelateerde artikelen

Blog: wat zijn de werkzaamheden van een backofficepartij?
Voordat je kiest voor een samenwerking met een backofficepartij, is het goed om precies te weten welke werkzaamheden een partner wel én niet overneemt. Daarom zetten wij de werkzaamheden van een backoffice-aanbieder op een rij in deze blog. 

Pagina: Samenwerken met Backofficebureau
Wist je dat veel uitzendbureaus samenwerken met een backofficepartij, zodat zij de risico's en administratie op zich nemen? Ontdek of uitbesteden past bij jouw situatie.